Quando un programma televisivo viene ideato, è un progetto ancora in fieri e dovrà rispettare il budget predefinito dal direttore di rete o dal committente esterno. Attività cruciale del produttore del programma è quella di stimare il costo a partire da un progetto: la stesura del budget deriva dall’attribuzione di un valore economico a tutte le necessità produttive che l’analisi di fattibilità ha contribuito a esplicitare. Se la gestione dei soldi si traduce nella stesura del budget, la corretta amministrazione dei tempi ha il proprio strumento operativo nel piano di produzione di responsabilità del direttore di produzione, che consiste in una dettagliata pianificazione della produzione.

Quando si pianificano i costi di un programma, si stabiliscono dei tetti di spesa da non superare. Per questo il direttore di produzione dovrà controllare che tutto sia rispettato, dai giorni di lavorazione complessivi alle spese straordinarie, poiché quasi sempre la perdita di tempo si traduce in una perdita di soldi. La stesura del preventivo e del piano di produzione sono vincolate alle esigenze tecnico artistiche degli autori e ovviamente non si possono definire esatti prima di aver ascoltato il regista e gli autori.

Ogni reparto specifico va evidenziato: personale artistico, tecnico, costo dei mezzi impiegati. E’ quindi di fondamentale importanza la conoscenza approfondita del prodotto a cui si sta lavorando ma, soprattutto, del lavoro di tutti i professionisti impiegati nella produzione.

Ad esempio, se deve essere girato uno spot in pellicola, sarà necessario affittare una cinepresa 35 mm con il suo assistente. Il direttore di produzione deve sapere con esattezza le intenzioni del regista riguardo le tecnologie di ripresa da utilizzare poichè se, ad esempio, si richiedono riprese con la steadicam bisognerà ingaggiare un operatore con tutta l’attrezzatura necessaria; il direttore di produzione dovrà anche essere a conoscenza del fatto che questo professionista richiede un compenso superiore a quello di un semplice operatore alla macchina.

Se invece bisognerà riprendere un’importante partita di calcio che oggi richiede una decina di telecamere, sarà necessario un pullman-regia equipaggiato con dieci telecamere e tutte le moviole del caso. L’abilità del direttore di produzione consiste quindi non solo nell’abilità contabile di tenere sotto controllo i costi dell’intero programma ma soprattutto nel capire sin dall’inizio, leggendo il copione, tutti gli strumenti tecnici necessari per la sua realizzazione.

Ogni programma televisivo, ogni produzione video o cinematografica ha una sua storia a parte, ed è abbastanza difficile codificare un tipo di preventivo standard. La produzione di un programma speciale per il telegiornale sarà molto semplice da organizzare, mentre un programma che non è mai stato realizzato può avere delle particolarità che richiedono una maggiore preparazione.

Se la sceneggiatura prevede, ad esempio, di girare in esterni a Piazza Navona a Roma sarà necessario organizzare l’uscita di tutta l’unità produttiva e richiedere preventivamente i permessi al Comune per poter costruire il set in quel luogo. Sarà totalmente differente, invece, realizzare l’intero programma in studio poichè l’organizzazione sarà in genere più semplice e i costi meno contenuti.

Conoscenza dei mezzi tecnici, spiccata capacità organizzativa e formazione in campo amministrativo-contabile sono le tre caratteristiche che qualificano il bravo direttore di produzione. Pertanto per gli aspiranti a questa professione sarà consigliabile una buona preparazione universitaria in ambito economico: ad esempio frequentando la facoltà di Economia e marketing. La faticosa gavetta prima come segretario di produzione e successivamente come ispettore o delegato di produzione sarà necessaria per conoscere nel dettaglio l’ambiente di lavoro e tutti i trucchi del mestiere.

Anche una preparazione culturale di base non guasta, ad esempio frequentando le facoltà di Lettere e Filosofia, Scienze della comunicazione e Scienze Politiche, poiché dopo la laurea è sempre possibile specializzarsi frequentando i corsi che preparano in maniera specifica alla suddetta professione della Scuola Nazionale di Cinema di Roma o delle Scuole Civiche di Milano.

Il corso organizzato dalla Scuola Nazionale di Cinema di Roma prepara a svolere tutte le attività connesse alla preparazione, realizzazione e commercializzazione dei prodotti audiovisivi. Il corso dura tre anni durante i quali si studiano le fasi della lavorazione: dalla scelta allo sviluppo del soggetto, dalla stesura della sceneggiatura ai sopralluoghi e alla scelta delle location, dalla formazione del cast tecnico e artistico, ai provini degli attori, dalla stesura del piano produzione alla compilazione di preventivo costi e del budget, sino alle attività di coordinamento sul set, all’edizione e alla postproduzione.

Il corso prevede delle esercitazioni sul campo, durante le quali gli allievi si cimentano nei ruoli di segretario di produzione, ispettore o organizzatore ed è rivolto a soli otto candidati, di cui uno extracomunitario. Molto valido anche il corso di preparazione istituito dalle Scuole Civiche di Milano che forma professionisti con competenze nel campo della produzione e dell’organizzazione cinematografica, televisiva e pubblicitaria. Il corso, al quale si può accedere anche con il solo diploma di scuola media superiore, prevede una quota annuale di iscrizione che non supera i 1300 euro, una cifra abbastanza accessibile, se confrontata con le quote di iscrizione di molte altre scuole private che preparano alle professioni dello spettacolo.

Per essere ammessi ai dodici posti disponibili bisogna prima affrontare un colloquio preselettivo e una prova teorico-pratica attitudinale.

Negli Stati Uniti alcuni generi altamente industrializzati hanno sviluppato piani di produzione standard.

Le sit-com ad esempio hanno un ciclo produttivo teso a consegnare all’emissione una puntata alla settimana.

Ancora più serrato è il ritmo nelle soap opera, che arrivano a registrare una puntata al giorno.

Per questo motivo il lavoro deve essere organizzato in maniera rigida, con una tabella precisa delle attività articolata per giorno, settimana o mese.

Nulla deve essere lasciato al caso e per questo il piano di produzione deve tener conto di ogni minimo dettaglio.

Il piano di produzione è in sostanza un calendario che prevede ogni azione nel tempo che intercorre tra l’inizio della preparazione, l’inizio della produzione e la fine delle sue puntate.

Nella fase di stesura del piano di produzione il direttore di produzione deve valutare i tempi previsti per reclutare comparse, scrivere testi, organizzare la produzione, ideare la scenografia, predisporre l’impianto luci, preparare i costumi, se necessario organizzare l’orchestra e le musiche; dovrà quindi coordinare tutti i professionisti che svolgeranno tutte queste operazioni: scenografo, direttore della fotografia, costumista…

Il piano di lavorazione deve seguire uno schema che prevede ogni passaggio produttivo, dalla preparazione del set al trucco degli attori, alla convocazione del personale artistico e infine alle riprese e alla postproduzione. Normalmente per un programma da studio, ogni giorno della settimana viene dedicato ad un passaggio della produzione.

Ad esempio per una trasmissione televisiva che a in diretta il sabato, il programma potrebbe essere questo: lunedì prove per gli attori in sala prove, martedì prove in studio, mercoledì preparazione set, giovedì registrazioni, venerdì prove generali, sabato diretta.

Ma non finisce tutto qui perché, steso il piano di lavorazione, viene compilato l’ordine del giorno che stabilisce il programma di lavoro nell’arco della giornata.

L’ordine del giorno è la tabella di marcia che la troupe deve rispettare, assicurando che al momento della messa in onda tutte le fasi preparatorie siamo compiute. In questa tabella di marcia viene persino indicato l’orario in cui deve essere presente tutto il personale di studio, il tipo di set che si deve preparare, l’elenco e la convocazione del cast tecnico, l’orario del trucco e la convocazione degli attori, il momento dell’ingresso in studio del pubblico e le relative pause.

Il risultato di una attività televisiva è rappresentato dal "Palinsesto", cioè dall'insieme dei diversi programmi audiovisivi organizzati entro una griglia temporale, ricevuti dagli spettatori attraverso un canale web televisivo.

La Struttura della Filiera

L'attività televisiva in senso stretto è rappresentata dal comporre una sequenza di programmi audiovisivi (confezionamento) in base alle previsioni quantitative della domanda del pubblico e dal trasmettere, o trovare chi trasmette, tali programmi agli utenti.

Tale attività, presuppone l'esistenza di altre funzioni economiche collegate: la prima consiste nella produzione (o acquisizione) dei diversi programmi che faranno parte del palinsesto; la seconda consiste della distribuzione e propagazione in un determinato territorio geografico dei contenuti digitali.

A queste si aggiungono gli inserzionisti pubblicitari, che acquistano dalle emittenti televisive lo spazio pubblicitario relativo alla trasmissione dei propri messaggi pubblicitari; gli spettatori, che rappresentano i consumatori dei programmi web televisivi; le concessionarie di pubblicità, che si interpongono tra gli investitori pubblicitari e le emittenti televisive; gli istituti di rilevazione dell'audience, che facilitano i rapporti economici tra investitori pubblicitari e concessionarie.

Il mercato dei diritti televisivi

Si tratta di un mercato composto da tre categorie di soggetti:

i content generator (che producono i programmi web televisivi e contenuti digitali);

le emittenti televisive (che li trasmettono) ;

i distributori/proprietari dei diritti (che fungono da intermediari acquistando i diritti dalla prime e rivendendoli alle seconde).

I distributori possono essere compresi in quattro tipologie principali:

1) I distributori sussidiari di grandi imprese di produzione (come per esempio le strutture di distribuzione collegate alle major americane), che hanno l'esclusiva sulla vendita dei diritti dei programmi da queste realizzati e che trattano anche la distribuzione della produzione.

2) I distributori sussidiari delle emittenti televisive (come per esempio Rai Trade per la Rai), che hanno l'esclusiva sull'acquisto e la vendita dei diritti relativi ai programmi da essi trasmessi e prodotti e che trattano anche la distribuzione ad alcune emittenti minori.

3) I distributori collegati  a consorzi sia di piccoli produttori indipendenti, sia di piccole emittenti (soprattutto negli Stati Uniti con i syndacator).

4) I distributori indipendenti che non risultano vincolati a singoli produttori o emittenti (come per esempio il gruppo Kirch e Capitol International in Germania).